受発注の転記をAIで減らす方法｜FAXと電話の扱い方

結論：AIは読み取りと下書きまで、確認は人が行う

受発注の処理にAIを使うときも、基本の考え方は他の業務と同じです。AIに任せるのは、FAXの注文書を画像として読み取り、品番や数量、納期などの項目を抜き出して下書きを作る部分です。電話で受けた注文は、担当者が内容をメモや音声として残し、それをAIに整理させる形になります。どちらの場合も、読み取りや整理の結果が正しいかどうかの最終確認は人が行う前提で進めます。読み取りの精度を過信せず、必ず人の目を通すことが、出荷や生産の遅れを防ぐ土台になります。担当者が注文の内容を一件ずつ手で転記している会社ほど、下書きの効果を実感しやすい業務です。

FAXの注文書と電話の注文で進め方が違う点

FAXの注文書は、まず画像データとして取り込む必要があります。取引先によって書式が異なり、手書きの文字が含まれていることも多いため、印字された注文書よりも読み取りの精度が下がりやすくなります。電話の注文は、その場でAIが内容を読み取ることはできないため、担当者が受けた内容をメモや音声データとして残し、それをもとにAIに整理させる進め方になります。どちらの方法も、最初は件数が少なく、よく注文がある取引先から試すと、確認の負担を抑えながら進め方を確かめられます。

進め方

1. 注文の内容を記録する：FAXの場合は画像データとして取り込み、電話の場合は担当者が内容をメモか音声で記録します。
2. AIに項目の抽出を指示する：記録した内容から、品番、数量、納期、取引先名などの項目を抜き出させます。指示文の例は次のとおりです。「次の注文内容から、取引先名・品番・数量・希望納期を抜き出し、表形式で整理してください。読み取れない項目は空欄にしてください。」
3. 抽出結果を確認する：品番の桁や数量の単位、納期の年月日など、間違いが起きやすい項目を中心に確認します。
4. 受発注システムへ入力する：確認が済んだ内容を受発注システムに入力します。

人が確認するポイント

受発注の確認で特に見ておきたいのは、品番の桁が読み違えられていないか、数量の単位（個数か箱数かなど）が取引先の意図と合っているか、納期の年月日が正しいか、取引先名の読み取りに誤りがないかの4点です。特に数量の読み違いは、生産や出荷の計画に直接影響するため、確定前に注文元へ確認する運用を決めておくと安心です。取引先ごとに書式や伝え方が異なる場合は、新しい取引先を追加するたびに、しばらくは確認の頻度を上げておくことをおすすめします。読み取り結果をそのままシステムに反映するのではなく、一度画面上で原本と見比べる工程を挟むと、見落としに気づきやすくなります。急ぎの注文ほど確認を省略したくなりますが、急ぎの注文こそ誤りが出荷の遅れに直結しやすいため、確認の手順を省かない運用にしておくことが大切です。

FAXの読み取り精度を左右する書式の違い

同じFAXの注文書でも、表計算ソフトから印字された整った書式のものと、手書きで記入された書式が揺れているものとでは、読み取りの精度が変わります。書式が整っている取引先から対象を広げていくと、確認の手間を抑えながら進めやすくなります。手書きの注文書が多い取引先は、最初のうちは読み取り結果と原本を1件ずつ見比べて、誤りが起きやすい箇所を把握しておくと、その後の確認作業にかける時間の配分を決めやすくなります。取引先ごとに注文書の定型フォーマットを決めてもらえる場合は、依頼してみる価値があります。

入力してはいけない情報

注文書には取引先の情報や取引条件が含まれているため、扱いには注意が必要です。特に、取引先ごとの単価や支払条件のうち社外秘にしている内容、与信に関わる情報を、注文内容の整理以外の文脈でAIに入力することは避けます。また、使っているAIツールが入力内容を学習に利用する設定になっていないかも、あわせて確認しておくと安心です。

失敗しやすい点

1つ目は、FAXの手書き文字の誤読に気づかずそのまま入力してしまうことです。特に数字の「1」と「7」、「3」と「8」のような読み間違えやすい文字は、原本と見比べる習慣をつけておく必要があります。2つ目は、電話で受けた内容をメモに残す前に記憶に頼ってしまい、後から内容が曖昧になることです。受けたその場で記録する手順を決めておくと防ぎやすくなります。3つ目は、同じ注文を二重に入力してしまうことです。受付済みかどうかを管理する仕組みを持っておくと防ぎやすくなります。4つ目は、取引先ごとの書式や伝え方の違いを考慮せず、すべてを同じ確認の手間で済ませようとすることです。

効果の測り方

効果は、1件あたりの処理時間で比べると分かりやすくなります。例えば、1件の注文の確認と入力に8分かかっていたものが、読み取りと確認だけで3分に短縮できたとします（仮の数字です）。1日に20件の注文を処理している場合、1日の削減時間は、(8分－3分)×20件÷60分で計算すると約1.7時間になります。実際の削減時間は、注文の件数や書式によって変わるため、導入前に処理にかかっている時間を記録しておくことが前提になります。どの業務から始めるか迷う場合は、無料診断で確認する方法もあります。具体的な進め方は受発注の業務ページでも紹介しています。

対象にする取引先を広げる順番

最初から取引先すべての注文を対象にするのではなく、注文の件数が多く、書式が整っている取引先から試すのが無理のない進め方です。数か月運用して読み取りの精度や確認にかかる時間の感覚がつかめたら、件数の少ない取引先や、手書きの注文書が多い取引先へと順番に対象を広げていきます。対象を広げるたびに、最初の数件は原本との見比べを丁寧に行い、精度が安定していることを確かめてから、通常の確認の手間に戻すようにすると、取引先が増えても確認の質を保ちやすくなります。

電話注文を記録に残す場合の注意

電話での注文を音声データとして残す場合は、取引先に録音していることを事前に伝えておくことが前提になります。録音した音声をAIに文字として整理させる場合も、最終的な数量や納期の確認は、記録を担当者が聞き直すか、取引先に折り返して確認する工程を残しておくと安心です。音声データの保存期間や削除のルールも、あらかじめ社内で決めておくことをおすすめします。担当者が不在のときに別の人が電話を受けた場合でも、同じ記録の様式を使うようにしておくと、誰が対応しても内容の抜け漏れを防ぎやすくなります。

品番や単位の表記ゆれを扱う際の注意

取引先によって、同じ商品でも品番の書き方や単位の呼び方が異なることがあります。例えば、同じ商品を「個」で注文する取引先と「箱」で注文する取引先が混在していると、読み取った数量をそのまま受発注システムに反映すると数が合わなくなります。取引先ごとの表記のルールを一覧にしておき、AIに読み取らせるときに取引先名とあわせて確認する手順を組み込んでおくと、表記ゆれによる数量の誤りを防ぎやすくなります。新しい取引先を追加するときは、最初の注文で表記のルールを確認しておくと、その後の確認の手間を減らせます。

FAXと電話が混在する場合の管理

多くの会社では、FAXと電話の両方で注文が届きます。管理を簡単にするためには、FAXの注文も電話の注文も、同じ受発注システムか台帳に記録する形でまとめておくと、あとから特定の注文を探す手間を減らせます。記録先を分けたままにしておくと、二重入力や確認漏れの原因になりやすいため、受付の方法にかかわらず同じ場所で管理する仕組みを先に整えておくことをおすすめします。取引先ごとに普段使う連絡手段が決まっている場合は、その傾向をあらかじめ把握しておくと、読み取りの仕組みをどちらから整えるかを決めやすくなります。

よくある質問