提案書と見積をAIで下書きする方法｜中小企業の進め方

結論：AIは下書きまで、金額と条件の最終判断は人が行う

提案書と見積の作成にAIを使うときも、考え方は他の業務と同じです。AIに任せるのは、過去に作った提案書や見積の資料をもとに、文章の下書きや項目の整理までを行う部分です。金額や納期、支払条件といった取引条件は、お客様ごとの事情や社内の基準に合わせて担当者が最終的に判断する前提で進めます。下書きがあることで、ゼロから文章を書く時間と、見積の数字を一つずつ転記する時間の両方を減らせます。提案書の作成が後回しになりやすい会社ほど、効果を実感しやすい業務です。

提案書と見積で進め方が違う点

提案書は、お客様の課題や要望に合わせて文章を組み立てる部分が中心になります。過去に作った似た内容の提案書をAIに読み込ませ、お客様の状況に合わせて文章を組み替えさせると、ゼロから書くよりも早く下書きができます。見積は、品目や数量、単価といった数字の整理が中心になります。見積書のひな形に沿って、確定した数字を当てはめる部分をAIに任せると、転記の手間を減らせます。提案書と見積は別の資料として作る会社が多いため、どちらから試すかを先に決めておくと進めやすくなります。

進め方

1. 過去の資料を選ぶ：よく使う提案書や見積のひな形、お客様の業種に近い過去の資料を選びます。
2. AIに下書きの作成を指示する：選んだ資料をもとに、新しいお客様の状況に合わせた文章や項目の下書きを作らせます。指示文の例は次のとおりです。「次の提案書を参考に、お客様の業種と課題を踏まえて章立てと文章の下書きを作成してください。金額と納期は空欄にしてください。」
3. 下書きを確認する：文章の内容がお客様の状況に合っているか、金額や納期が空欄のまま残っているかを確認します。
4. 金額と条件を担当者が入力する：確認が済んだ下書きに、担当者が金額や取引条件を入力して仕上げます。

人が確認するポイント

提案書と見積の確認で特に見ておきたいのは、お客様の状況に合わない表現が残っていないか、金額や数量の桁が間違っていないか、見積の内訳と合計金額が一致しているか、支払条件や納期が最新の取り決めと合っているかの4点です。特に過去の資料をもとに作る進め方では、別のお客様の社名や金額がそのまま残ってしまうことが起こりやすいため、下書きの全体を一度通して読み、固有の情報が正しく置き換わっているかを確認する習慣をつけておくと安心です。提出前に、担当者以外のもう一人が一度目を通す体制にしておくと、作った本人では気づきにくい見落としを防ぎやすくなります。

ひな形の整え方で精度が変わる

普段から使っているひな形が整理されているほど、AIが参考にできる情報も増え、下書きの精度が上がります。業種別や商品別にひな形を分けて保存しておくと、近い内容の資料をAIに渡しやすくなります。逆に、担当者ごとに書き方やフォーマットがばらばらな場合は、どの資料を参考にするかによって下書きの質が変わりやすいため、まずは普段からよく使う資料を数点選び、読みやすい形に整えておくと進めやすくなります。ファイル名や保存先が担当者ごとに違うと、どの資料が最新版かが分からなくなりやすいため、更新した日付が分かる形で保存先をひとつにまとめておくことも、下書きの精度を安定させる土台になります。

提案書の章立てをAIに整理させる場合の工夫

提案書の章立てには、課題の整理、解決の方向性、進め方、費用感といった、業種を問わず共通する流れがあります。この共通の流れをあらかじめテンプレートとしてAIに渡しておくと、お客様ごとの内容を当てはめるだけで章立てを整えやすくなります。ただし、業種によって重視する章の順番や分量が変わることもあるため、いくつかの業種ごとに章立ての型を用意しておくと、より自社の提案書に近い下書きになります。型を増やしすぎると管理が煩雑になるため、まずはよく提案する業種から2つか3つの型に絞って試すことをおすすめします。

入力してはいけない情報

提案書や見積には、お客様との取引条件や金額など、社外に出せない情報が含まれていることがあります。特に、他のお客様との契約条件や原価、値引きの基準といった社内の基準に関わる情報を、関係のない提案書の下書きにそのまま含めることは避けます。また、使っているAIツールが入力した内容を学習に利用する設定になっていないかも、あわせて確認しておくと安心です。

失敗しやすい点

1つ目は、過去の資料に含まれていた別のお客様の社名や金額を消し忘れたまま提出してしまうことです。下書きを作った直後に、固有の情報だけを見直す工程を挟むと防ぎやすくなります。2つ目は、金額や納期を空欄のまま確認を怠り、そのまま提出してしまうことです。3つ目は、見積の内訳と合計金額が合っていないことに気づかず進めてしまうことです。4つ目は、お客様の業種や状況に合わない表現を、文章の下書きだからと軽く扱い、十分に手直ししないまま使ってしまうことです。5つ目は、複数の担当者が同じお客様に別々の下書きを作ってしまい、どちらが最新の内容か分からなくなることです。誰がいつ下書きを作ったかが分かるよう、ファイルの命名や保存先をそろえておくと防ぎやすくなります。

効果の測り方

効果は、1件あたりの作成時間で比べると分かりやすくなります。例えば、1件の提案書と見積の作成に3時間かかっていたものが、下書きの確認と金額の入力だけで1時間に短縮できたとします（仮の数字です）。月に10件の提案を作成している場合、1か月の削減時間は、(3時間－1時間)×10件で計算すると20時間になります。実際の削減時間は、提案書の分量やお客様ごとの個別対応の度合いによって変わるため、導入前に作成にかかっている時間を記録しておくことが前提になります。どの業務から始めるか迷う場合は、無料診断で確認する方法もあります。具体的な進め方は提案書と見積の業務ページでも紹介しています。

対象を広げる順番

最初からすべてのお客様の提案書を対象にするのではなく、過去の資料が整理されていて、内容が近いお客様から試すのが無理のない進め方です。数か月運用して下書きの精度や確認にかかる時間の感覚がつかめたら、業種の異なるお客様や、初めて取引するお客様の提案書へと順番に対象を広げていきます。対象を広げるたびに、最初の数件は固有の情報の見直しを丁寧に行い、精度が安定していることを確かめてから、通常の確認の手間に戻すようにすると、対象が増えても確認の質を保ちやすくなります。

金額と条件の最終判断を人が行う理由

見積の金額や支払条件は、お客様との過去の取引状況や、社内の値引き基準など、資料には表れない事情を踏まえて決めることが多くあります。AIが過去の資料から似た金額を提案することはできても、そうした個別の事情まで踏まえて判断することはできません。金額や条件に関わる最終的な判断は、担当者が社内の基準と照らし合わせて行う前提を崩さないことが、提案書と見積の進め方では特に重要になります。特に新規のお客様に対する見積は、過去の取引実績がない分、既存のお客様よりも慎重な確認が必要になります。

提案書と見積が混在する場合の管理

多くの会社では、提案書と見積を別々の資料として作りながらも、同じお客様とのやり取りのなかで管理しています。どちらの資料も同じ保存先にまとめ、お客様名と日付が分かるファイル名で統一しておくと、あとから特定のやり取りを探す手間を減らせます。保存先や命名のルールが担当者ごとにばらばらだと、過去の資料をAIに読み込ませる際に探す手間が増えてしまうため、進め方を決める前にまず保存のルールを整えておくことをおすすめします。提案後にお客様から修正の依頼が入ることも多いため、最初の下書きだけでなく、修正したあとの版も同じ場所に残しておくと、次に似た提案を作るときの参考資料として活用しやすくなります。

よくある質問